Tu rol:

Prestar apoyo administrativo especializado a la Asesoría Jurídico-Laboral dentro de la Dirección Legal, asegurando la correcta gestión documental y administrativa de los asuntos y expedientes del área, así como el soporte operativo a las letradas en el desarrollo de su actividad.

Desempeñarás tu trabajo con una adecuada planificación y organización, prestando especial atención al cumplimiento de plazos, en coordinación con interlocutores internos y externos.

Tus retos:

1. Gestión administrativa y documental de expedientes jurídico-laborales

Gestionar administrativamente los expedientes y documentación de la Asesoría Jurídico-Laboral mediante las aplicaciones corporativas ASEJUR y ServiceNow, garantizando su correcta incorporación, clasificación, archivo y actualización.

Registrar e incorporar la documentación recibida o generada en relación con los distintos asuntos y procedimientos, manteniendo los expedientes debidamente ordenados y actualizados.

Efectuar la revisión periódica de los expedientes, verificando su correcta situación documental y realizando las actuaciones administrativas necesarias para su adecuada actualización.

Velar por la correcta conservación, trazabilidad y localización de la documentación, aplicando los criterios establecidos por la Asesoría y observando la necesaria confidencialidad en su tratamiento.

2. Soporte administrativo a las letradas de la Asesoría Jurídico-Laboral

Prestar soporte administrativo continuado a las letradas en la gestión diaria de los asuntos y procedimientos jurídico-laborales.

Gestionar el envío y recepción de documentación con abogados externos, escalas y demás colaboradores o interlocutores, efectuando el seguimiento administrativo correspondiente.

Incorporar a los expedientes la documentación remitida o recibida y comprobar que la información necesaria se encuentra correctamente archivada y disponible.

Solicitud de pagos judiciales.

3. Seguimiento y control de procedimientos y señalamientos judiciales

Realizar el control semanal de los juicios y señalamientos, comprobando la información disponible y su correspondencia con los expedientes gestionados por la Asesoría.

Elaborar y revisar los listados mensuales de juicios, manteniendo actualizada la información relativa a los procedimientos y fechas previstas.

Mantener un adecuado sistema de control y seguimiento que permita anticipar necesidades documentales y administrativas asociadas a los procedimientos judiciales.

4. Gestión, comprobación y aprobación administrativa de facturas

Gestionar las facturas correspondientes a los servicios prestados por despachos y abogados externos a la Asesoría Jurídico-Laboral.

Comprobar la correcta imputación de las facturas a los asuntos o expedientes correspondientes y verificar su adecuación a los servicios profesionales prestados.

Contrastar los datos y conceptos facturados con la información disponible en la Asesoría y efectuar las comprobaciones administrativas necesarias antes de su aprobación.

Realizar el seguimiento de las posibles incidencias o discrepancias detectadas durante el proceso, coordinándose cuando resulte necesario con los profesionales externos y las áreas internas implicadas.

Tramitar la aprobación de facturas y pedidos mediante SAP/Fiori y otras herramientas corporativas.

Gestionar solicitudes de compra de material de oficina mediante Ariba.

5. Elaboración de información, informes y reporting

Recopilar y consolidar información relativa a los expedientes y procedimientos gestionados por la Asesoría Jurídico-Laboral.

Elaborar informes periódicos y listados de seguimiento a partir de la información disponible en los sistemas y expedientes del área.

Preparar y actualizar la información sobre procedimientos y contingencias necesaria para la elaboración de la carta de auditores, coordinando la recopilación de datos y verificando su correcta correspondencia con los expedientes.

Preparar información e informes específicos sobre expedientes y procedimientos a requerimiento de Directivos, asegurando la calidad y fiabilidad de los datos facilitados.

Tu experiencia previa y tus conocimientos técnicos:

• Experiencia en coordinación con múltiples áreas de soporte y gestión administrativa de procesos corporativos.
• Se valorará formación complementaria en gestión administrativa.
• Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint).
• Manejo de Microsoft Teams, SharePoint y herramientas colaborativas.
• Conocimiento de SAP, Ariba y ServiceNow o herramientas equivalentes.
• Nivel de inglés B2
• El talento en este rol es:
• Organización, planificación y adecuado control de los plazos.
• Capacidad de gestión y de coordinación.
• Orientación al servicio.
• Comunicación eficaz.
• Proactividad y autonomía.
• Confidencialidad y discreción.
• Trabajo en equipo y colaboración transversal.
• Resolución de incidencias y orientación a la solución.
• Capacidad de anticipación.

El talento en Iberia:

Valoramos que nuestros profesionales sean un ejemplo de comportamientos para los clientes, pero también dentro del equipo. Esperamos que todas las personas que se incorporen sean un ejemplo de estos.

• Somos uno y diversos: Trabajas de manera coordinada, abierta y colaborativa persiguiendo un objetivo común en un entorno diverso e inclusivo.
• Ponemos alma y pasión: Haces que las cosas pasen implicándote al máximo en todo lo que haces.
• Reinventamos el mañana: Buscas ideas nuevas y distintas para solucionar los problemas.
• Conectamos con nuestros clientes y compañeros: Siempre quieres ir un paso más allá de lo que esperan y con una sonrisa y un trato agradable.
• Lo hacemos sencillo y eficiente: Ponemos foco en lo importante, analizando las situaciones y eliminando aquello que no aporta valor
• Llevamos la seguridad en ADN: Trabajamos poniendo la atención y el cuidado del primer día: en cada operación en tierra, en cada vuelo. Conocemos los procesos y los aplicamos con rigor.

Nuestro compromiso con la Diversidad e Inclusión

En Iberia somos uno y diversos. Somos un fiel reflejo de la sociedad actual y tenemos equipos con perfiles muy diversos que nos enriquecen para ser más creativos e innovadores.

Estamos totalmente comprometidos en dar las mismas oportunidades profesionales a todas las personas Para ello, todas las decisiones de los procesos de selección están basadas en las competencias, habilidades y conocimientos de la persona que aplica y que son necesarios para el rol. Trabajamos para que en todos nuestros procesos de selección haya representación de la diferencia que nos hace tan fuertes.